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El Decreto 806 de 2020, “Por el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, como norma que actualmente rige las interacciones digitales con la administración de justicia, regula, entre otros asuntos, las notificaciones por vía correo electrónico.

Concretamente, en su artículo 8, la precitada norma dispone que

Notificaciones personales. Las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. Los anexos que deban entregarse para un traslado se enviarán por el mismo medio.

El interesado afirmará bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la petición, que la dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona a notificar, informará la forma como la obtuvo y allegará las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.

La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación.

Para los fines de esta norma se podrán Implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos.

Cuando exista discrepancia sobre la forma en que se practicó la notificación, la parte que se considere afectada deberá manifestar bajo la gravedad del juramento, al solicitar la declaratoria de nulidad de lo actuado, que no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a 138 del Código General del Proceso. (Énfasis añadido).

Tal como se desprende de la literalidad de la disposición, la notificación se entenderá efectuada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes a la fecha de envío del mensaje. Para ilustrar mejor, acudamos al siguiente ejemplo: si se envía el correo electrónico de notificación el lunes, a partir del martes se contabilizan los dos días. Una vez transcurridos martes y miércoles, llegado el jueves es cuando el acto notificación surte sus plenos efectos procesales.

Hasta este punto, todo normal ¿No? Pues no necesariamente.

La Corte Constitucional, luego de analizar la constitucionalidad y exequibilidad del Decreto 806, a través de la Sentencia C-420 de 2020, estableció en su parte resolutiva que:

Tercero. Declarar EXEQUIBLE de manera condicionada el inciso 3 del artículo 8 y el parágrafo del artículo 9 del Decreto Legislativo 806 de 2020, en el entendido de que el término allí dispuesto empezará a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje.

Así las cosas, dicho fallo llevó a cabo tácitamente una modificación del Artículo 8 del Decreto 806, pues el término de dos días no se cuenta a partir del envío del correo electrónico, sino desde su recepción. Si bien puede parecer una sutil diferencia semántica, tiene amplia repercusión en la práctica.

En el envío del correo,

los servidores codifican el texto y adjuntos que se desea enviar y, posteriormente lo transmiten a nuestro servidor, que lo recoge y obtiene el servidor de destino del mensaje, e inmediatamente lo reenvía a dicho servidor para que sea entregado a su destinatario.

Los envíos de correo siempre se realizan de forma inmediata. En cuanto su programa de correo procesa el email, nuestros servidores lo enviarán al destinatario, sin ninguna demora.

Esto es, el envío es inmediato, pero no coincide con el momento de la recepción. Este último, implica la conexión entre servidores y la filtración de mensajes Spam o con virus. Así las cosas, un correo enviado es recibido minutos (o hasta horas) después, o nunca llegar a su destinatario.

Ahora bien, se hace necesario aclarar dos aspectos fundamentales: 1) no debemos confundir el término recepción con el término apertura, puesto que los efectos de la notificación no dependen de que el destinatario efectivamente lea el mensaje enviado. 2) El acuse de recibo del destinatario, no es medio de prueba exclusivo para acreditar la recepción del mensaje. Frente a esto, fue enfática la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia a través de la sentencia 11001020300020200102500 del 3 de junio de 2020.

Es que considerar que el acuse de recibo es la única forma de acreditar que se realizó la notificación por medios electrónicos resulta contrario al deber de los administradores de justicia de procurar el uso de las tecnologías de la información y la comunicación con la finalidad de facilitar y agilizar el acceso a la justicia (…) pues se frustraría la notificación por mensaje de datos cuando no se cuenta con la confirmación de recepción por parte del destinatario, o cuando este señala fecha diversa a la que en realidad se efectuó el enteramiento.

Vistas de esta forma las cosas, la Corte concluye que el enteramiento por medios electrónicos puede probarse por cualquier medio de convicción pertinente, conducente y útil, incluyendo no solo la presunción que se deriva del acuse de recibo (y que puede ser desvirtuada), sino también su envío

De este modo, con lo visto hasta el momento, podemos sacar tres conclusiones:

  1. Los términos de notificación no se cuentan a partir de la fecha de envío, sino desde la fecha de recepción.
  2. La fecha de recepción puede probarse por distintos medios, no solo con la manifestación expresa del destinatario del acuse de recibo.
  3. El mensaje no debe ser abierto o leído para considerarse recibido.

¿Cómo lidiar en la práctica con una eventual controversia sobre fechas de envío y recepción?

  1. Utilizar siempre las opciones de confirmación de envío y lectura cuando se remite un correo electrónico. A pesar de que esta opción depende de la voluntad del destinatario en enviar o no la notificación de confirmación, es una buena forma de captar la prueba de dicha recepción. Si no se tienen tales opciones, o no son muy fiables con las que se cuentan (Ejm. Mailtrack, con la que no hemos tenido buenos resultados), nunca sobra apelar a la buena fe, solicitando el recibo del destinatario.
  2. Independientemente de la confirmación o no por parte del destinatario, también es altamente recomendable luego de enviar un correo hacer una captura de pantalla mediante la opción Print to PDF, con la cuál se creará un archivo PDF con los datos del mensaje enviado. Lo anterior, de cara a tener una prueba al menos del acto de remisión del mensaje, que a la hora de ser tachada (si es el caso) le implicará a quien controvierta la carga de demostrar que hubo alteración de la información por parte del remitente.
  3. Para un grado de certeza casi total, existen empresas de mensajería (Ejm, Servientrega, con quien hemos trabajado en nuestra firma) que ofrecen servicio de cotejo de envío y recepción de correo electrónico certificando dichas etapas con estándares tecnológicos bastante fiables. Así, quien quiera controvertir la recepción de un mensaje, deberá aventurarse en una labor pericial bastante exigente que logre desvirtuar esa modalidad empleada.

Cómo funciona el envío y la recepción de emails

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